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Circulares (298)

La Superintendencia de Sociedades emitió la Circular 100-000004 del 9 de abril de 2021, por el cual amplía el plazo para que las empresas obligadas pongan en marcha el Sagrilaft o Régimen de Medidas Mínimas y ajusten sus políticas de acuerdo a las disposiciones de la actualización del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica.

El nuevo plazo establecido en esta Circular es el 31 de agosto de 2021.

Para conocer la Circular 100-000004, haga clic aquí.

Está prohibido exigir a trabajadores pruebas de Covid-19. Esta prohibición se extiende a personas que aspiran a un empleo. Igualmente, ningún trabajador puede ser despedido por ser positivo en pruebas de coronavirus.

Empleadores del sector privado y público no podrán pedir esta clase de exámenes a sus trabajadores o funcionarios. Así lo establece el Ministerio de Trabajo mediante la circular 022 del 8 de marzo de 2021.

El Ministro de Trabajo, Ángel Custodio Cabrera, dijo que “no puede considerarse una prueba o examen médico un requisito para contratar o mantener un empleo”.

Si el empleador considera que por motivos de seguridad y salud es necesario realizar estas pruebas, está en la obligación de cubrir los costos de la mismas, sin que los resultados afecten la estabilidad o vinculación laboral.

La circular del Ministerio de Trabajo establece que “cuando la protección de la persona y de la comunidad laboral, así como las condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo lo requieran, el empleador, bajo su responsabilidad y costo, podrá remitir al trabajador ante el personal idóneo para que sea efectuada la prueba SARS CoV-2 (COVID-19), sin que el resultado de esta pueda ser utilizado como causal para terminar la relación laboral”.

El artículo 348 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) establece que “todo empleador se encuentra obligado, a través del personal idóneo, a practicar los exámenes médicos y tomar todas las medidas necesarias para la protección de la vida y la salud de sus trabajadores”.

El Ministerio del Trabajo les pide a las empresas desplegar acciones y establecer protocolos de bioseguridad para proteger la vida y la salud de los trabajadores, ajustando las medidas de higiene y seguridad en el trabajo.

Otra de las recomendaciones, señala la importancia de la igualdad y la protección especial del derecho al trabajo frente a formas de discriminación, como lo indica el artículo 2º de la Ley 361 de 1997, que establece que el Estado debe garantizar la no discriminación por circunstancias físicas, fisiológicas, psíquicas o sensoriales.

El Ministerio reitera el deber de protección del empleador al derecho a la intimidad y privacidad con relación a la salud de sus trabajadores.

El Gobierno nacional estableció a través del Decreto 176 de 2021, las reglas que aplicarán a las reuniones de asambleas o juntas de socios de las personas jurídicas para los ejercicios contables pendientes del año 2019 y el 2020. Por lo anterior, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 100-000001 del 2 de marzo de 2021 mediante la cual imparte unas instrucciones que deberán ser tenidas en cuenta por parte de sus sociedades supervisadas.

"Dada la importancia de las reuniones ordinarias del máximo órgano social, el Gobierno nacional estableció esta reglamentación que busca dar claridad sobre las fechas y la forma en que se podrán llevar a cabo las asambleas de las sociedades pendientes del ejercicio contable de 2019 y las del 2020. El Decreto busca normalizar la rendición de cuentas por parte de los administradores a las asambleas o juntas de socios, asegurando así el adecuado funcionamiento de las sociedades, el ejercicio de los derechos de los asociados y la reactivación económica segura de las empresas, por lo que la Circular emitida por la Superintendencia de Sociedades recuerda a los administradores las diferentes opciones para realizar las asambleas y lo que deberán tener en cuenta respecto a las restricciones de movilidad, la prohibición de aglomeraciones y las medidas de bioseguridad aplicables", señaló el Superintendente de Sociedades, Juan Pablo Liévano Vegalara.

Reuniones pendientes del ejercicio 2019
El plazo máximo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social, correspondientes al cierre del ejercicio contable de 2019, que aún no se hayan podido realizar, es el 31 de marzo de 2021. La norma establece que si para esta fecha, la reunión no fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primero de abril, a las 10:00 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

En este punto, es importante destacar que la realización de las asambleas de cierre del ejercicio contable de 2019 deja de estar atada a la vigencia de la emergencia sanitaria y el Decreto establece el 31 de marzo de 2021 como fecha límite para su realización.

Reuniones del Ejercicio 2020
Las reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio de 2020 se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas establecidas por el Código de Comercio, como ha sido habitual. Por lo anterior, el Decreto unifica los plazos para la realización de reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019, con las correspondientes al ejercicio 2020, estableciendo como fecha límite el 31 de marzo de 2021.

En ambos casos, las sociedades podrán escoger si la reunión ordinaria será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberán tener en cuenta las disposiciones del Decreto 398 de 2020, que fija los parámetros del quórum para reuniones no presenciales o mixtas.

Adicionalmente, según el tipo de reunión, las sociedades deberán cumplir con las normas y medidas sanitarias de bioseguridad, las restricciones de aforo y de movilidad, dispuestas por las autoridades nacionales o locales. Igualmente, se establece que cada asociado es responsable de contar con los medios necesarios para participar en la reunión, en caso de que esta sea virtual.

Otros aspectos
Frente al derecho de inspección, los administradores deberán poner a disposición de los asociados la información exigida por la ley. Sin embargo, el Decreto habilita la posibilidad de hacerlo mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos, siempre que estos salvaguarden la reserva de la información.

Es posible que en algunos casos se deban agotar en una misma reunión los temas de los ejercicios 2019 y 2020. En esos eventos, el Decreto advierte que el derecho de inspección se hará en un mismo periodo y que en la reunión se deberán agotar los temas del ejercicio 2019 antes de abordar los del ejercicio 2020.

Si las reuniones por derecho propio resultan afectadas por restricciones o medidas adoptadas por las autoridades para contender el Coronavirus COVID-19, cualquier asociado podrá solicitar ante la entidad competente, que se le ordene al administrador o revisor fiscal la convocatoria a una reunión del máximo órgano social. Esta solicitud deberá hacerse a más tardar dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de la reunión por derecho propio que no pudo realizarse.

La Superintendencia de Sociedades en la Circular Externa ya mencionada impartió algunas instrucciones sobre aspectos a tener en cuenta para que el desarrollo de la reunión, según la modalidad escogida para realizarla y en línea con lo establecido en la Circular Externa 100-000002 de 17 de marzo de 2020, la cual se mantiene vigente. Igualmente, se indicó que en caso de no poder realizarse la reunión ordinaria previamente convocada, esta se deberá convocar nuevamente, una vez se hayan superado los motivos que impidieron su desarrollo.

Para conocer la Circular 100-000001, haga clic aquí.

Por medio de la Circular 26 del 22 de febrero de 2021, la Superintendencia de la Economía Solidaria amplía el término señalado en la circular externa no 23 de 2020 – balance social y beneficio solidario.

Para conocer la Circular 26, haga clic aquí.

La Superintendencia Financiera emitió la Carta Circular 07 del 22 de enero de 2021, la cual tiene como referencia la revelación de los gastos en la Ficha Técnica.

El siguiente es el texto de la Circular 07:

Como es de su conocimiento, la ficha técnica constituye uno de los principales mecanismos de información a los inversionistas de un fondo de inversión colectiva (FIC), conforme a lo establecido en los artículos 3.1.1.9.1 y 3.1.1.9.8 del Decreto 2555 de 2010 y el numeral 3.2. del Capítulo III, Título VI de la Parte III de la Circular Básica Jurídica (CBJ).

La misma debe ser diligenciada conforme a lo dispuesto en el Anexo 6 del Título VI de la Parte III de la CBJ relativo al Instructivo y Formato de la Ficha Técnica y con ello se busca que cada FIC revele de manera estandarizada su información básica, de tal forma que los inversionistas y el público en general puedan realizar análisis comparativos y tomar sus decisiones informadas de inversión.

En materia de “gastos” de los FIC y su revelación, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 3.1.1.8.1. del Decreto 2555 de 2010, según el cual: “Sólo podrán imputarse al fondo de inversión colectiva los gastos que sean necesarios para el funcionamiento y gestión del mismo”. Estos gastos a cargo del FIC, conforme al parágrafo 1° del mismo artículo, deben estar relacionados de manera pormenorizada en el reglamento.

Concordante con lo anterior, el referido instructivo de la CBJ reitera en el numeral 6.17 que los gastos o expensas a cargo del FIC son los necesarios para su correcta administración y gestión, y precisa que estos incluyen la remuneración de la sociedad administradora y del gestor externo o gestor extranjero, en caso de existir. Así mismo, establece que para su cálculo deben tomarse “los valores registrados en la cuenta 51 del Catálogo Único de Información Financiera con fines de Supervisión durante el último año (12 meses corridos), sobre los activos promedio del FIC para el mismo período.”

Al respecto, atendiendo el contenido y alcance del concepto de “gastos” del artículo 3.1.1.8.1 del Decreto 2555 de 2010, los valores del CUIF a tener en cuenta para efectos de la revelación de dicho rubro en la Ficha Técnica deben responder a los necesarios para la administración y gestión del FIC. En tal sentido, conceptos como las desvalorizaciones, atendiendo a que corresponden a los resultados financieros de la gestión de los activos, difieren por su naturaleza de los gastos imputables de la norma en cita.

Dichos conceptos, así como cualquier otro que no se ajuste a la definición que nos ocupa, deben ser discriminados y detallados a través de los otros medios dispuestos para el cabal cumplimento de los deberes de información y asesoría respecto de los inversionistas del FIC. Lo anterior, a fin de asegurar la suficiencia y transparencia en el suministro de la información tal y como lo dispone el artículo 3.1.1.9.1 del Decreto en mención.

Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad sobre el registro contable y las instrucciones relacionadas con el cálculo del valor de la unidad en el Capítulo XI de la Circular Contable y Financiera (C.E. 100 de 1995.)

Cordialmente,

JUAN CARLOS ALFARO LOZANO
Superintendente Delegado Adjunto para Mercado de Capitales

Con el fin de fortalecer los controles para evitar que las sociedades supervisadas puedan ser usadas o puedan prestarse como medio en actividades relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM), la Superintendencia de Sociedades modificó integralmente el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica 100-000005 de 2017.

La modificación al mencionado Capítulo X, mediante la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, permite profundizar el enfoque basado en riesgos, tanto en la supervisión de esta Entidad, como en la creación de políticas y matrices por parte de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, obligadas al cumplimiento del nuevo Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM, el cual incluye el SAGRILAFT, el Régimen de Medidas Mínimas y el Reporte de Operaciones Sospechosas a la UIAF.

"En cumplimiento de la Política de Supervisión de la Superintendencia de Sociedades, y acorde con las recomendaciones de organismos internacionales y la necesidades actuales, modificamos las instrucciones relacionadas al sistema de autogestión del riesgo de lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, con el fin de que las empresas gestionen el sistema con un enfoque basado en riesgos, al igual que la supervisión estatal se haga también con el mismo enfoque, de manera que fortalezcamos la lucha contra estos fenómenos delictivos que tanto daño le han hecho a la economía del país y a las empresas del sector real", aseguró el Superintendente de Sociedades, Juan Pablo Liévano.

Las empresas sujetas a la aplicación de este Capítulo X deberán realizar su autogestión de LA/FT/FPADM con un enfoque basado en el riesgo y su materialidad, de acuerdo con las características propias de la empresa, teniendo en cuenta las operaciones, productos, servicios y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como sus contrapartes, y de los beneficiarios finales de estas, al igual que los países o áreas geográficas de operación y canales y demás características particulares.

Consulte haciendo clic aquí la Circular 100-000016.

La Superintendencia de Sociedades emitió la Circular 100-000015 del 10 de diciembre de 2020, mediante la cual hace la solicitud de estados financieros y otros informes año 2020.

Para conocer la Circular 100-000015, haga clic aquí.

La Contaduría General de la Nación emitió la Carta Circular No. 02 del 09 de diciembre de 2020, referente a la conciliación de operaciones recíprocas para los informes contables consolidados de 2020.

Para conocer la Circular 02, haga clic aquí.

Por medio de la Circular Externa 033, del Noviembre 17 de 2020, la Superintendencia Financiera Imparte instrucciones relacionadas con la Taxonomía Única de Incidentes Cibernéticos – TUIC, el formato para el reporte de métricas de seguridad de la información y ciberseguridad y el protocolo de etiquetado para el intercambio de información Traffic Light Protocol, TLP.

Para conocer la Circular 033, haga clic aquí.

La Superintendencia de Sociedades expidió la Circular 100-000013 del 9 de noviembre de 2020, la cual contiene la Política de Supervisión de las Sociedades de Beneficio e Interés Colectivo – BIC, con la cual se establece la forma en la que se ejercerán las funciones de supervisión de éstas sociedades, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1901 de 2018 y el Decreto 2046 de 2019.

"Nuestro objetivo es que el país cuente con más sociedades competitivas, productivas y perdurables, para lo cual las sociedades pueden adoptar la condición BIC, con lo cual se busca el desarrollo sostenible mediante un triple impacto económico, social y ambiental. Así, las sociedades de condición BIC pretenden un balance entre la rentabilidad económica y la social y ambiental, al buscar no sólo la maximización del beneficio e interés de sus accionistas, sino también el interés colectivo y del medio ambiente. La política pretende que las sociedades que adopten la condición BIC cumplan con los más altos estándares a nivel normativo, para así lograr generar valor mediante el reconocimiento significativo y tangible por parte de sus grupos de interés", señaló el Superintendente de Sociedades, Juan Pablo Liévano.

La Política se sustenta sobre la base de los pilares de supervisión de la Superintendencia de Sociedades: Pedagogía, cumplimiento normativo y actuación oportuna y temprana, de la siguiente manera:

Pedagogía: Se trabajará haciendo especial énfasis en la pedagogía como base para lograr una cultura de cumplimiento normativo. Para tal efecto, la Superintendencia creará espacios de promoción, información, difusión y capacitación para las sociedades, los administradores, los empresarios y los emprendedores sobre la condición BIC sus beneficios, su regulación, al igual que sus fundamentos, requisitos, derechos, deberes, obligaciones, estándares y de los beneficios de contar con la condición BIC, desde la adopción de la misma y el cumplimiento normativo.
Cumplimiento Normativo: La Superintendencia buscará que las sociedades que adopten la condición BIC cumplan con las normas asociadas en la materia y velará por la corrección de posibles incumplimientos. El cumplimiento normativo va dirigido a que las Sociedades BIC reporten las actividades de Beneficio e Interés Colectivo desarrolladas en términos cualitativos y cuantitativos de impacto en el reporte de gestión BIC y por la observancia de las metodologías del estándar independiente adoptado.
Actuación Oportuna y Temprana: Adicionalmente a la pedagogía realizada, la Entidad pondrá en marcha verificaciones que le permitan identificar situaciones de riesgo de incumplimiento normativo con el fin de que las empresas que adopten la condición BIC realicen las correcciones del caso de manera preventiva, a fin de evitar multas, la declaratoria de pérdida de la condición BIC y el deterioro de la condición, y se presente un verdadero valor agregado en la adopción de la condición BIC para las sociedades y sus grupos de interés.

Para conocer la Circular 100-000013 haga clic aquí.

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