La Superintendencia de Sociedades y Colombia Compra Eficente publicaron la Circular Conjunta 001 del 20 de agosto de 2021, sobre los mecanismos para fortalecer la debida diligencia de los beneficiarios de pólizas de seguros, garantías y avales bancarios, y patromonios autónomos.

El siguiente es el texto de la Circular Conjunta 001:

La Superintendencia Financiera de Colombia es la autoridad encargada de supervisar las actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con la captación, manejo y aprovechamiento de los recursos del público. En desarrollo del principio de transparencia e información cierta, suficiente y oportuna que rige las relaciones entre los consumidores financieros y las entidades vigiladas consagrado en el artículo 3 de la Ley 1328 de 2009 y en ejercicio de lo dispuesto en el literal a) del numeral 3 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el numeral cuarto del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, la Superintendencia Financiera de Colombia, considera oportuno elevar los estándares en materia de información y de seguridad de las transacciones.

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, es un organismo técnico especializado que tiene como objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.
En desarrollo de las funciones antes previstas y con el fin de implementar mecanismos adicionales de verificación y recordar la debida diligencia que les asiste a las entidades estatales en la validación del origen e integridad de los documentos que soportan las garantías y avales bancarios, contratos de seguro de cumplimiento y los patrimonios autónomos, sin perjuicio de la importancia del recto obrar de los proponentes y contratistas del Estado en estos asuntos, la Superintendencia Financiera de Colombia y la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, imparten las siguientes instrucciones:

PRIMERA: Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia deberán ajustar los procedimientos actualmente existentes para facilitar a los beneficiarios e interesados, la confirmación del origen, características y elementos relevantes de las garantías bancarias, los contratos de seguro de cumplimiento y los patrimonios autónomos otorgados como garantías, los cuales deben ser expedidos a través de documentos electrónicos integrales con valor legal y técnicamente asegurados mediante firmado digital y estampado cronológico, además de poseer mecanismos tecnológicos como pueden ser códigos QR, hash, alfanuméricos o CUFE, entre otros, que permitan la verificación en línea, por Internet o a través de aplicaciones móviles. Lo anterior, con el propósito de garantizar su validez, integridad y completitud.

Adicionalmente, deberán disponer de un punto de contacto telefónico o virtual para que las entidades del Estado puedan solicitar cualquier requerimiento orientado a absolver las consultas que sobre el particular sean pertinentes.

Asimismo, las Entidades Públicas deberán acudir a los mecanismos de verificación en línea que se encuentran previstos en el presente artículo, con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que amparan los contratos estatales.

Esta verificación deberá realizarse de manera previa a que las entidades públicas aprueben o rechacen las garantías. Del mencionado acto de consulta, se dejará constancia expresa en el expediente contractual.

SEGUNDA: Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera podrán dar cumplimiento a las anteriores instrucciones a través de herramientas centralizadas de información, administradas por terceros, sin que ello implique una delegación de su responsabilidad.

TERCERA: Los anteriores mecanismos deberán estar en operación a más tardar en los 30 días calendario siguientes a la fecha de publicación de la presente Circular.

CUARTA: Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, destinatarias de la presente circular, deberán apoyar a la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, en las actividades que se adelanten para orientar a las Entidades Estatales en el cumplimiento de las instrucciones impartidas.