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La Superintendencia de Sociedades y Colombia Compra Eficente publicaron la Circular Conjunta 001 del 20 de agosto de 2021, sobre los mecanismos para fortalecer la debida diligencia de los beneficiarios de pólizas de seguros, garantías y avales bancarios, y patromonios autónomos.

El siguiente es el texto de la Circular Conjunta 001:

La Superintendencia Financiera de Colombia es la autoridad encargada de supervisar las actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con la captación, manejo y aprovechamiento de los recursos del público. En desarrollo del principio de transparencia e información cierta, suficiente y oportuna que rige las relaciones entre los consumidores financieros y las entidades vigiladas consagrado en el artículo 3 de la Ley 1328 de 2009 y en ejercicio de lo dispuesto en el literal a) del numeral 3 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el numeral cuarto del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, la Superintendencia Financiera de Colombia, considera oportuno elevar los estándares en materia de información y de seguridad de las transacciones.

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, es un organismo técnico especializado que tiene como objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.
En desarrollo de las funciones antes previstas y con el fin de implementar mecanismos adicionales de verificación y recordar la debida diligencia que les asiste a las entidades estatales en la validación del origen e integridad de los documentos que soportan las garantías y avales bancarios, contratos de seguro de cumplimiento y los patrimonios autónomos, sin perjuicio de la importancia del recto obrar de los proponentes y contratistas del Estado en estos asuntos, la Superintendencia Financiera de Colombia y la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, imparten las siguientes instrucciones:

PRIMERA: Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia deberán ajustar los procedimientos actualmente existentes para facilitar a los beneficiarios e interesados, la confirmación del origen, características y elementos relevantes de las garantías bancarias, los contratos de seguro de cumplimiento y los patrimonios autónomos otorgados como garantías, los cuales deben ser expedidos a través de documentos electrónicos integrales con valor legal y técnicamente asegurados mediante firmado digital y estampado cronológico, además de poseer mecanismos tecnológicos como pueden ser códigos QR, hash, alfanuméricos o CUFE, entre otros, que permitan la verificación en línea, por Internet o a través de aplicaciones móviles. Lo anterior, con el propósito de garantizar su validez, integridad y completitud.

Adicionalmente, deberán disponer de un punto de contacto telefónico o virtual para que las entidades del Estado puedan solicitar cualquier requerimiento orientado a absolver las consultas que sobre el particular sean pertinentes.

Asimismo, las Entidades Públicas deberán acudir a los mecanismos de verificación en línea que se encuentran previstos en el presente artículo, con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que amparan los contratos estatales.

Esta verificación deberá realizarse de manera previa a que las entidades públicas aprueben o rechacen las garantías. Del mencionado acto de consulta, se dejará constancia expresa en el expediente contractual.

SEGUNDA: Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera podrán dar cumplimiento a las anteriores instrucciones a través de herramientas centralizadas de información, administradas por terceros, sin que ello implique una delegación de su responsabilidad.

TERCERA: Los anteriores mecanismos deberán estar en operación a más tardar en los 30 días calendario siguientes a la fecha de publicación de la presente Circular.

CUARTA: Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, destinatarias de la presente circular, deberán apoyar a la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, en las actividades que se adelanten para orientar a las Entidades Estatales en el cumplimiento de las instrucciones impartidas.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, firmó acuerdos de cooperación con otras entidades del estado, tanto en intercambio de información como de cooperación institucional.

El acuerdo con Colombia Compra Eficiente pretende fortalecer y desarrollar la mejora del servicio, asegurando información veraz para el gobierno nacional en el ejercicio de funciones públicas, facilitando los procesos en materia de contratación estatal a los ciudadanos utilizando las tecnologías de manera eficiente, segura y transparente, para garantizar la protección de los datos personales de los contribuyentes y la confiabilidad de las fuentes de información en el cumplimiento de las funciones institucionales.

Este Acuerdo de Cooperación Interinstitucional de entrega de información, se suscribe en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la Ley 1437 de 2011 que establecen los principios de colaboración y coordinación armónica entre los diferentes órganos del Estado, así como, la normativa interna de cada entidad y con base en los principios de igualdad y beneficio mutuos.

Por su parte, el acuerdo con la Superintendencia de Sociedades, ayudará a la preservación del orden público económico y el cumplimiento normativo, en temas como soborno transnacional, lavado de activos y financiación del terrorismo, captación ilegal de recursos del público y situaciones de control y grupo empresarial, a través de fuentes confiables de información para el cumplimiento de las funciones institucionales de las dos entidades.

El memorando de entendimiento facilitará, además, la realización de capacitaciones a los funcionarios de ambas entidades en asuntos tales como soborno transnacional, captación ilegal, y la disminución de la evasión, elusión y contrabando y demás actividades en las materias de sus competencias.

De la misma forma, se espera intercambiar información sobre actividades sospechosas de soborno transnacional, situaciones de control o grupos empresariales no reportados y captación ilegal de recursos.