Mediante el Oficio 220-053745 del 21 de abril de 2015, la Superintendencia de Sociedades emitió un concepto sobre los libros libros que deben inscribirse en el registro mercantil y acta adicional.

El texto del concepto es el siguiente:

Me refiero a su escrito radicado con el número 2015-01-068416, por medio del cual pregunta a esta Superintendencia si se deben seguir inscribiendo en la cámara de comercio los libros de actas de juntas de socios o accionistas. Así mismo, qué requisitos y formalidades se exigen para las actas adicionales, particularmente si deben ser aprobada por el respectivo órgano o por la comisión designada para el efecto y/o firmadas por el total de los miembros del órgano, o por el presidente y secretario.

Sobre el particular es pertinente señalar que el artículo 175 del Decreto-Ley 0019 de 2012 reformó el artículo 28 del Código de Comercio y dispuso que deberán inscribirse en el registro mercantil “7. Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios”. Luego, los libros a los que se se hace referencia en su consulta, sí deben continuar inscribiéndose en el registro mercantil.

Ahora bien, dispone el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 que cuando quiera que en las actas se pretenda incluir datos exigidos por la ley o el contrato que hubieren sido omitidos inadvertidamente, el presidente y secretario de la reunión elaborarán actas adicionales a la mencionada, suscritas por ellos, para suplir la referida omisión. Además, de acuerdo con la citada norma, en el evento que en dichas actas se tratare de aclarar o de hacer constar decisiones de los órganos, la aludida acta adicional deberá ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto, esto es, para su aprobación.

Lo anterior significa que en el segundo evento el acta adicional deberá ser sometida a la aprobación de la junta o asamblea, lo cual deberá ocurrir en otra reunión citada para el efecto, o bien, que deberá ser aprobada por las personas que hubieren sido designadas para su aprobación, esto es, por las mismas personas que hubieren integrado la comisión aprobatoria designada en la reunión que hubiere dado base a la elaboración del acta principal.

En los anteriores términos su solicitud se ha atendido, con el alcance señalado por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.