La Superintendencia de Sociedades emitió el Concepto 142290 del 15 de julio de 2016, el cual tiene como tema las formalidades de actas de reuniones de junta de socios celebradas en el extranjero.

El texto completo del Concepto 142290 de Supersociedades es el siguiente:

Me refiero a su escrito radicado con el número 2016- 01- 353510, mediante el cual formula a esta Entidad una consulta relacionada con el asunto de la referencia, en los siguientes términos:

Las actas de reuniones de socios (sociedad Ltda.) celebrada en el extranjero, y susceptibles de registro ante la Cámara de Comercio del domicilio, deben presentarse apostilladas o con la simple presentación del acta original con firma original basta?

Al respecto, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones jurídicas, a la luz del Código de Comercio y demás normas pertinentes:

1.- Como es sabido, las actas son un texto por medio del cual se formalizan las decisiones del máximo órgano social u órgano colegiado (Junta de Socios, Asamblea General, Junta Directiva etc.) y estas dan prueba de todos hechos acaecidos en la reunión y además se deja constancia de todas las decisiones adoptadas en la misma.

2.- En efecto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 189 del Código de Comercio, “Las decisiones de la junta de socios o de asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos para cada caso”. (El llamado es nuestro).

3.- Ahora bien, por disposición del inciso segundo del artículo 42 de la Ley 1429 de 2010, las actas de órganos sociales y de administración de las sociedades, así como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o por el representante de la respectiva persona jurídica, se presumen auténticas, mientras no se compruebe lo contrario mediante declaración de autoridad competente, por lo cual no se requiere presentación personal de las mismas ante el secretario de la Cámara de Comercio correspondiente, juez o notario.

4.- Dentro de este orden de ideas, debe advertirse que de acuerdo con la norma antes descrita, la ley dota el acta de un especial valor probatorio, pues su copia debidamente autorizada por el secretario de la reunión o por el representante legal de la respectiva sociedad, se presume auténtica, y en tal virtud no requiere de presentación personal.

5.- Luego, el acta correspondiente a la reunión de junta de socios de una sociedad colombiana celebrada en el extranjero, no requiere que vengan acompañada de la apostilla, por cuanto, de una parte, la ley no previó dicho requisito para este tipo de actas, sino simplemente cumplir con las formalidades exigidas para su elaboración y registro, y de otra, que tal requisito se requiere para aquellas actas de junta de socios celebradas en el extranjero siempre que la sociedad sea domiciliada en otro país, en cuyo caso deberán reunir las formalidades de registro y contener la apostilla o legalización consular según corresponda, conforme al país de procedencia.

6.- Lo anterior, teniendo en cuenta que la apostilla, consiste en certificar la firma del funcionario público para que el documento sea válido en otro país que hace parte del Convenio de la Haya sobre Apostilla, cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, no sin antes advertir que la misma tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.